Pasa saber cómo hacer un contrato a un Community Manager, vamos a hacer un pequeño repaso previo de su significado y funciones para posteriormente ver que aspectos deben quedar redactados en el contrato. Por el Blog tambíen encontrareís otros artículo que os pueden ser de utilidad para realizar esta tarea. Somos Abogado especialista en Agencias de Marketing Online, así que si teneís cualquier duda estaremos encantados de ayudaros en los comentarios o de verlo de forma personalizada.

Lo primero¿Qué hace un Community Manager?

¿Son válidos los contratos hechos por email?

El Community Manager es una de las profesiones más demandadas actualmente. Su importancia dentro del área de comunicación de la empresa es vital para el éxito del proyecto. Sin embargo es una profesión altamente compleja y de enorme responsabilidad.

El Community Manager es una profesión nueva de estos últimos años que antes no existía. No obstante es el encargado de la gestión de contenidos de un portal web. Podríamos decir que es una mezcla de periodismo, publicista y atención al cliente. Pero va más allá.

El Community Manager públicas contenidos para la empresa y para conseguir que potenciales clientes se interesen por ella.

El Community Manager (CM) es en nuestra opinión el representante público de la empresa, ya que es la voz digital de la empresa. Es por tanto un puesto de vital importancia que en un alto número de caso se desempeña por personas de escasa formación. Nos olvidamos que es quién interactúa con los clientes y lo más importante, que los potenciales clientes buscan información de la empresa en Internet antes de contratar y lo que encuentran es el trabajo previo realizado por el Community Manager.

El Community manager, creo que se podría definir como una agrupación de las siguientes profesiones o tareas:

  1. Creador de contenidos. También denominado CopyWritter o redactor de contenidos. Su misión es públicasr contenidos de interés para captar visitas que se transformen el Lead o potenciales clientes.
  2. Comercial: Otro aspecto relacionado con el anterior, es que esos contenidos deben ir encaminados a general un funnel o túnel de ventas que permitan que un usuario se convierta en cliente a través de la información ofrecida por el Community Manager.
  3. Para ello, el Community Manager difunde la información en redes sociales y otra plataforma afines, respondiendo a los potenciales usuarios o clientes. De forma que también realiza un servicio de atención al cliente o servicio técnico postventa.
  4. Y otras más. En la PYME a fin de cuentas todas las áreas de comunicación en Internet acaban recayendo en el Community manager, por lo que se encarga de confeccionar el material de ventas, la fotografía, ocupando los aspectos técnicos de la web y un sinfín de tareas más que en muchas ocasiones no aparecen delimitadas en el contrato de trabajo o de prestación de servicios con el empresario contratante.

Aunque muchos CM se limitan a subir contenidos a las principales plataformas para la pequeña PYME, conforme su roll se va asentando y rentabilizando va adquiriendo un número de tareas y responsabilidades mayor.

No creo que tardemos mucho en ver redactado un nuevo estatuto o convenio colectivo para esta profesión de Community mager, si los anquilosados sindicados o asociaciones profesionales se ponen al día. En este momento ni siquiera la tenemos definida en la RAE como una nueva profesión. El público en general la relaciona con la profesión de marketing y publicidad. Y es profesional que la sufre sabe que se le exigen 20.000 cosas más como diseñar contenidos, imágenes, resolver fallos puntuales, etc. De forma resumida y efectos prácticos para determinar su responsabilidad legal, podemos entender que los derechos y obligaciones que tiene este profesional vienen relacionados:

  1. Por la forma en la públicas los contenidos debe respetar los acuerdos mantenidos con la empresa, su filosofía y llevando un escrupuloso respecto de la propiedad intelectual e industrial de los contenidos que utiliza.
  2. El lenguaje que utiliza para captar clientes deber ser respetuoso con la legislación existente y especialmente la relacionada con los derechos de los consumidores. En este sentido, públicasr promociones con letra pequeña u omitiendo información puede generar enormes problemas para la empresa que generen enormes problemas de reputación. Las mentiras tienen una vida muy corta en Internet, sobre todo por la facilidad que existe para emitir opiniones sobre las empresas.
  3. Otro elemento importante es que debe conocer los aspectos técnicos y de lenguaje de las plataformas existentes y el software de automatización de contenidos existente.
  4. El puesto de trabajo de un Community manager exige que se le dote de las herramientas necesarias.
  5. Finalmente quedaría hablar de su forma de remuneración, ya que nos encontramos con verdaderos casos de autónomos dependientes o trabajadores precarios que no tienen definidas sus tareas dentro de la empresa. Esto es un gran problema tanto para el empresario como para el trabajador, ya que es un puesto en crecimiento y con una gran responsabilidad para garantizar el éxito a medíano y largo plazo en la empresa.

La necesidad de elaborar un contrato específico para el Community Manager

El Contrato de Community Manager es uno de los contratos más importantes dentro de las empresas y agencias de comunicación. Vivimos en tiempo donde la reputación y la imagen pública es fundamental. Por ello, debemos hacer contratos negociados y contemplando todos los puntos necesarios para el trabajo díario dentro del proyecto.

Toda esta definición ha sido necesaria porque son aspectos que hay que tener en cuenta en la confección del contrato de prestación de servicios de un Community Manager ya seamos agencia de marketing o parte demandante de estos servicios. No en todos los casos se van a realizar todas las tareas, en algunos casos se limitará simplemente a públicasr contenido en redes sociales. Pero lo cierto, es que en todos los casos hay algo en común.

  1. Publica y usa herramientas de terceros en su trabajo ya sean plataformas y aplicaciones.
  2. Además cobra por ello, ya sea como asalariado o como FreeLancer (Autónomo en precario suena peor) medíante un contrato de prestación de servicios normalmente de tipo continuado y se espera un resultado de su trabajo.

Pues bien, no está de más fijar todos estos aspectos en un contrato sobre todo en el caso de los FreeLancer a la hora de fijar las obligaciones y responsabilidades de unos y otros.

  1. El CM tiene muchas variantes y muchas plataformas es básico exigirle que conozca leyes como la LOPD y LSSI y que las tenga presentes.
  2. También debe tener en cuenta aspectos como los sorteos y rifas, algunos conocimientos de propiedad intelectual y marcas y leer la letra pequeña de las plataformas en las que pública pues son contratos privados que muchas veces no se rigen por el Derecho español o europeo, debido a que son muchas las que radican en otros países como por ejemplo EEUU y lo que vale para los estadounidenses no vale o sirve para la Ley española.
  3. De todos estos nos gustaría detenernos en los siguientes elementos que debe contener un contrato de Community Manager:

Debemos hacer énfasis en los aspectos de Propiedad Intelectual e Industrial.

Debe quedar claro a quién pertenece la propiedad intelectual de los materiales.

¿Los compramos nosotros o usamos los suyos?¿Los cedemos temporalmente?

Debemos hacer especial énfasis en la protección de datos

En el Contrato de Prestación de servicios del Community Manager tenemos que dejar claro todos esos puntos y además tener en cuenta las normativas que se le aplican especialmente la de Protección de Datos que es la que mayor impacto puede tener en sanciones sobre la empresa. Debemos prever que los datos que nos suministre nuestro cliente sean reales y legales, es decir obtenidos de forma legítima y saber para que podemos y no podemos usarlos. Pues no todos los datos sirven para hacer publicidad.

Contratar Política de Protección de Datos

Dentro de los planes de Protección de Datos que hacemos en Emiliano López & Asoc. dejamos siempre alguna plantilla para este tipo de supuestos por la importancia que tiene para la organización la forma de gestión de las tareas del Community Manager.

Tenemos datos personales, que en no todos los casos permiten enviar publicidad porque no nos han dado su consentimiento en ese sentido (Derechos ARCO) o simplemente porque no están inscritos en el Fichero de la Agencia de Protección de Datos.Además tenemos que establecer un protocolo por el que solo guardaremos los datos que nos indique especificando si pueden o no ser usados para fines comerciales. Con este simple trámite nos quitamos de cualquier responsabilidad futura. Entre las obligaciones del Cliente debe quedar claro sí es el cliente le suministra los datos:

  1. Qué el cliente es el responsable de la veracidad de los datos.
    1. Por lo que debemos incluir una cláusula al respeto e indicarle que solo usaremos sus datos y recabaremos los que él nos indique.
  2. El cliente debe tener un Protocolo de Privacidad protección de datos. De lo contrario no puede usar esos datos para fines comerciales.

Eso en cuanto a protección de datos.

Debemos hacer especial énfasis en los protocolos de crisis y atención al cliente

También hay otros aspectos a tener en cuenta que nos facilitarán el día a día, como establecer un protocolo ante situaciones críticas con los clientes, llámense “trolls”, clientes disgustados o cualquier problema que podamos proveer como elemental para tener una buena imagen en la empresa.

Finalmente, contrates a un abogado para este servicio o lo hagas tu mismo, te recomendamos que cojar papel y lápiz y delimites las funciones de este profesional dentro de tu organización. Con esos datos se podrán hacer contratos altamente efectivos.

Deben quedar claras las obligaciones asumidas, lo ético y los aspectos profesionales. Buscamos limitar la responsabilidad tanto por parte de la prestadora como de la prestataria. El CM es la cara visible, luego debiera existir un protocolo ante crisis y gestión de incidentes de los clientes que contemple aspectos como:

  1. Forma de Gestión y eliminación de comentarios. Los trabajadores de la empresa deben de tener un protocolo sobre opiniones y no chocar con el CM
  2. Forma de realizar comentarios a la competencia. ¿El trabajador es responsable de los comentarios que se realicen desde su ordenador?
  3. Forma de hacer referencias a las marcas.
  4. Redactar correctamente las bases legales de la publicidad, sorteos promociones…

Debemos hacer especial énfasis en quienes son los responsables de públicasr contenidos para que no haya duplicidad de funciones.

Es fundamental tener claro quiénes van a escribir en los blog y redes sociales para que luego no haya problemas acerca de quien escribió qué y quién no. Así mismo se deben prever cuestiones como el teletrabajo o los permisos de acceso a la documentación de la empresa entre otros.

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Esperamos que todos estos puntos os hayan sido de utilidad. Si los tomáis en cuenta a la hora de redactar vuestros contratos y tratarlos con el equipo os ahorrareis muchos dolores de cabeza y conseguiréis ser mucho más eficientes en los proyectos que llevéis a cabo. Al final el derecho de empresa busca garantizar que lo hablado se lleve a la práctica y sancionar al incumplidor.

En Emiliano López & Asoc. nuestros Abogados Digitales llevan desde 2015 redactando contratos para Agencias de Marketing online o a petición de empresas para sus trabajadores y proveedores de servicios.

Si tenéis cualquier cuestión podéis dejarla en los comentarios y si necesitáis algún contrato o plan de abogados especialista en ecommerce mirar nuestros planes adaptados para profesionales de Internet.