¿Cuál es la forma correcta de incluir una cláusula de protección de datos en un correo electrónico?

Hoy vemos  los aspectos legales en el envió de correos electrónicos y campañas de Newletters

En este post vamos a hablar de la  política de privacidad de los mensajes privados, mails, correos electrónicos o Newletter. Las formas de comunicación de los Websmaster son muy parecidas unas a otras dependiendo del objetivo de la comunicación, lo relevante no es el sistema sino el contenido y el sujeto.

¿Qué poner en los avisos legales de los email?

La mayoría de Webmaster conocen y aplican muy bien el diseño, la programación o el SEO de sus web. Sin embargo son muy de copia y pega de otra web que en principio les transmiten confianza.

¿Cómo se pueden aplicar las Cláusulas de Confidencialidad entre Webmaster y usuarios en los mailing y  mensajes privados?

Copiar el Aviso Legal de una Web

Los Webmaster tienden a Copiar el Aviso Legal sin saber muchas veces si lo que copia es lo que le conviene o peor aún, y que sea una copia de otra copia de Aviso Legal y posiblemente de un país o modelo de negocio que no tenga que ver con suyo.(Tambíen se olvidan de que un Aviso legal optimizado para SEO es muy potente a la hora de explicar nuestro producto)

¿Tiene en su política de protección de datos cláusulas para los correos? – Revisalás

Redactar un Aviso legal no es magia pero si requiere primeramente conocer muy bien nuestro servicio y una pequeña dosis de conocimientos jurídicos para optar por la fórmula que nos proporcione mayores ventajas, no solo a la hora de cumplir con la ley, sino a la de ganar más dinero.

Vamos a partir de la base de que estamos haciendo bien las cosas y cumplimos Leyes básicas como la LSSI o la LOPD. Suponiendo que somos fieles cumplidores de la ley, diligentes en nuestros comportamientos, y que lo que más nos preocupa es tener satisfechos a nuestros clientes a la vez que cuidar la imagen de la empresa,…Puede ocurrir que conversaciones que entendemos como privadas sean filtradas por nuestro potenciales clientes.No vamos a entrar a ver como se hacen una cláusula, nuestro interés es que se haga las preguntas correctas y revise su correo para ver si lo que indica es cierto y se cumple dentro del día a día de su empresa.

Notas sobres la cláusula de confidencialidad en los correos electrónicos

En cuanto a las filtraciones de comunicaciones privadas de nuestras webs es muy frecuente ver en las campañas de mailing para ecommerce o promoción de post o simplemente en los procesos de atención de incidencias, quejas o soluciones ver que al final del escrito aparece una coletilla del estilo:

» Este correo y la información que contiene es confidencial y de uso privado para «Pepico de los palotes». Si no eres «Pepico de los Palotes» no puedes usar esta información, y por favor informemos del error. »

 Si entre el cliente o internauta y nosotros no hay ningún vínculo contractual entre ambos, el receptor del correo no tiene porque respetar esa privacidad si las Newletters que no cumplen la Ley de Servicios de la Información y respetar la Legal  Confidencialidad de correos entre Webmaster y usuarios. Si intentamos mirarlo desde un lenguaje no jurídico es bastante lógico que si un vendedor (Webmaster) toca a tu puerta (usuarios) sin haber quedado contigo en nada y sin haber firmado nada que te pida que guardes secreto sobre la conversación que habéis tenido…¡Oiga no, haré lo que me dé la gana!¡ Y márchese!

En esta tesitura, poner la clausula sobre la privacidad de las comunicaciones entre nuestra empresa y el cliente (Confidencialidad de correos entre Webmaster y usuarios) no tiene mucho sentido cuando no cumplen la Ley de Servicios de la Información

El Spam y los  derechos ARCO en las Newsletter y boletínes masivos.

Si estamos haciendo Spam y no respetamos los Derecho ARCO, no tiene mucho sentido usar esta cláusula Legal  de Confidencialidad a la hora de enviar correos y Newletter a nuestros seguidores. Así pues solo podríamos usarla con personas con las que hayamos conversado previamente o recogido sus datos de la forma correcta según nos marca la LSSI y la LOPD y su Reglamento medíante una aceptación explícita y no tácita del consentimiento del usuario.

…Pero entonces ¿Qué podemos hacer para cumplir el Aviso Legal  y los Derechos ARCO en nuestros blogs y newletter?

FORMAS DE PROTEGER LAS COMUNICACIONES PRIVADAS ENTRE EL WEBMASTER Y LOS USUARIOS

Pues meterlo en el contrato y hacerle firmar el contrato. Cómo no tienes su consentimiento previo, pues no lo puedes hacer. Solo nos queda la vía de:

Introducción de cláusulas sobre privacidad en el proceso de registro de los usuarios.

Podríamos meterle un plus de seriedad en el Registro en nuestra web o en el servicio de suscripción a nuestra Newletter. De esta forma cuando alguien se registra le indicamos dos clics…Uno obligatorio para que podamos o no enviarle publicidad comercial y otro sobre las condiciones de uso de la web…Pues…¡Zasca!…Lo volvemos a introducir aquí.

Con esto ya habríamos avisado en dos niveles previos y estaríamos creando un Aviso legal que cumpliera la LSSI, y ya si quisiéramos pues podríamos volverlo a recordar en el tercer nivel con el envió de correos o Newsletter. El usuario, no puede decir que no se le ha avisado.Se lo hemos indicado en cada paso que ha dado con nuestra web y además también le damos continuamente la posibilidad fácil, gratuita y sencilla de dejar de usar nuestro servicio, y dado que se lo brindamos gratis…tenemos todo el derecho a exigirle un comportamiento mínimo acorde.

Es decir, le estamos avisando continuamente de que tiene un contrato firmado con nosotros , que lo tenemos en nuestra base de datos porque nos ha dado su consentimiento y que mientras no manifieste lo contrario tiene un contrato con nosotros así que podemos decirle tranquilamente que trate nuestra información de forma confidencial en base al acuerdo firmado.Con lo que  estaríamos cumpliendo los requisitos de la Ley Servicios de la Sociedad de la Información y la Ley Organica de Protección de Datos.

[su_box title=»En Resumen» style=»soft»]¿Y todo este rollo del Aviso legal para qué?

Pues hacía calor, quería abrir debate, pero me quedé con las ganas. [Nota a 2019 – No saco tiempo para retocar este post, pero si me gustaría decir que si te digerón en 2018 que tenías que volver a pedir el consentimiento a todos tus usuarios y perdiste la mayoría de tus seguidores, te la liaron bien liada. No era necesario si ya venías haciendo bien las cosas. Supongo que ahora en 2019, habrás visto las consecuencias económicas de esa idea]

Emiliano López & Asoc., 2015